Tietosuojaseloste: Vantaan Energia Sähköverkot Oy

Tällä tietosuojaselosteella annetaan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä tietoja rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle sekä valvovalle viranomaiselle.

1 Rekisterinpitäjä

Vantaan Energia Sähköverkot Oy

Y-tunnus: 2038408-0

Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa

Puhelin: 09 829 0900

Verkkopalvelu: www.vantaanenergiasahkoverkot.fi

2 Rekisteriasioista vastaavat henkilöt ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaava

Janne Hartikainen

Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa

Tietosuojavastaava

Heidi Itkonen

Postiosoite: PL 95, 01301 Vantaa

Käyntiosoite: Peltolantie 27, 01300 Vantaa

Tietosuojakyselyt

https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/sahkoverkotlomake

 3 Rekisterin nimi

Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n asiakasrekisteri (Asiakasrekisteri)

Rekisteröityjä ovat Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n asiakkaat, joita voivat olla yksityishenkilöt, yritykset tai yhteisöt.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste 

Asiakasrekisterin sisältämien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n ja sen konserniyhtiöiden liiketoimintaan liittyvien asiakassuhteiden ja -tehtävien hoitaminen, palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen ja niistä viestiminen sekä asiakassuhteiden ja olemassa olevien ja tulevien palveluiden ja tuotteiden laadun varmentaminen, ylläpitäminen ja kehittäminen.

Vantaan Energia Sähköverkot Oy järjestää julkisia ja asiakkaille kohdistettuja kilpailuja ja arvontoja, joihin osallistuneiden henkilöiden antamat tiedot tallennetaan näitä tarkoituksia varten.

Yllä mainituissa tarkoituksissa henkilötietoja voidaan käsitellä Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n ja sen konserniyhtiöiden asiakassuhteiden hoitamiseksi sekä palveluiden ja tuotteiden käytön analysoimiseksi, tarjoamiseksi ja kehittämiseksi, asiakkuuden ja rekisteröityjen tunnistamiseksi, tilastointiin, asiakasviestintään sekä huolellisesti valikoitujen yhteistyökumppaneiden tuotteiden ja palveluiden markkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin.

Vantaan Energia Sähköverkot Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä siihen sovellettavaa lainsäädäntöä kuten sähkömarkkina-, tietosuoja- ja henkilötietolakia sekä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Henkilötietoja voidaan käsitellä sovellettaviin lakeihin sekä viranomaisten määräyksiin ja ohjeisiin liittyvien velvoitteiden noudattamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on sopimus, suostumus, lainsäädännön vaatimus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeutettuja etuja ovat liiketoiminnan ja palveluiden tuottaminen, tukeminen ja kehittäminen.

5 Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisterin yhteydessä voidaan käsitellä seuraavia asiakkaaseen tai muuhun rekisteröityyn henkilöön liittyviä tietoja:

  • perustiedot rekisteröidystä (kuten nimet, syntymäaika, henkilötunnus, osoitetiedot, y-tunnus, asiakasnumero, käyttöpaikkatunnus, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste, salasana, äidinkieli ja sukupuoli)
  • yritysten yhteyshenkilöitä koskevat tiedot (kuten tiedot työnantajasta ja rekisteröidyn ammatillisesta asemasta)
  • yhteystiedot (kuten osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • maksamiseen ja laskutukseen liittyvät tiedot (kuten laskutusta, maksuja, maksamista ja perintää koskevat tiedot, ennakkoarviot, vakiokorvaus- ja vahingonkorvaustiedot- ja luottotietokyselyt)
  • asiakkuuteen ja sopimuksiin liittyvät tiedot (kuten sopimusta, tilausta sekä voimassaolevia ja päättyneitä palveluja koskevat tiedot, asiointitiedot, valtuutustiedot, kontaktitallenteet (kuten puhelu- ja sähköpostitallenteet), Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot sekä markkinointiin liittyvät tiedot)
  • palveluihin ja tuotteisiin liittyvät tiedot (kuten tilaus-, voimassaolo-, muutos- ja päättymistiedot, häiriöihin liittyvät tiedot, verkko- ja mobiilipalveluiden käyttöä koskevat tarpeelliset tiedot, rekisteröidyn itse antamat tiedot kiinnostuksen kohteista, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot sekä Asiakasrekisterin yhteydessä käsiteltyjen tietojen perusteella muodostetut käyttäjäprofiilit)
  • sähkönkulutusta koskevat tiedot (kuten sähkönkäyttöpaikan sähkömittarin lukemat sekä sähkönkulutukseen liittyvät raportit)
  • markkinointikiellot ja -suostumukset (kuten suoramarkkinointikielto, puhelinmarkkinointikielto), digitaalisen markkinoinnin suostumus)
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti

  • rekisteröidyltä itseltään hänen tullessa Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n asiakkaaksi, rekisteröityessään Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n palveluiden käyttäjäksi, rekisteröidyn käyttäessä Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n palveluja tai muun asiallisen yhteyden syntyessä Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n ja rekisteröidyn välille
  • rekisteröidyltä itseltään hänen pyytäessään Vantaan Energia Sähköverkot Oy:ltä tarjouksen tai antaessaan suostumuksen tietojen lisäämiseen Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n Asiakasrekisteriin
  • Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n konserniyhtiöiltä tai
  • muilta sähkömarkkinoilla toimivilta sähkömarkkinaosapuolilta soveltuvaan lakiin, menettelytapoihin ja viranomaismääräyksiin perustuvan tiedonvaihdon perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

Vantaan Energia Sähköverkot Oy tallentaa asiakaspalvelupuhelut asiakaspalvelun laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi.

7 Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Palveluiden tuottamiseksi henkilötietoja voidaan siirtää muille Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n konserniyhtiöille ja käsitellä Vantaan Energia konsernin yhteisissä tietojärjestelmissä tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tässä rekisteriselosteessa kuvattuja tarkoituksia varten ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön, viranomaisten määräysten sekä toimialajärjestöjen ohjeiden sallimissa ja velvoittamissa rajoissa esimerkiksi viranomaisille, muille sähkömarkkinoilla toimiville energiayhtiöille, kiinteistön omistajille ja isännöitsijöille sekä sähkön toimitus- ja myyntisopimuksen osapuolille. Käyttöpaikkaan, sähkön kulutukseen ja sopimuksen sisältöön liittyviä tietoja voidaan soveltuvien salassapitovelvoitteiden rajoissa luovuttaa rekisteröidyn sähkönmyyjälle.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat Asiakasrekisterissä kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia.

8  Tietojen säilytysaika

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä Tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, lähtökohtaisesti asiakassuhteen ajan. Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

Sopimukseen perustuvien asiakastietojen säilytysaika on kymmenen (10) vuotta, kontaktitietojen säilytysaika on yksi vuosi. Kilpailuihin ja arvontoihin liittyvien tietojen säilytysaika on yksi kuukausi.

Asiakas voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen oikeuksien mukaisesti.

Tämän jälkeen tiedot poistetaan paitsi, jos lain tai osapuolten sopimukseen perustuvien oikeuksien ja velvollisuuksien mukaan olemme velvollisia säilyttämään tiedot.

9 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Asiakasrekisterin tietoja voidaan siirtää Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se on edellä kuvatun henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista. Tällöin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja- ja henkilötietolain asettamia vaatimuksia.

10 Rekisterin suojauksen periaatteet

Sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot on suojattu toimialalla yleisesti hyväksyttävin ja kohtuullisin teknisin keinoin kuten palomuurein ja salasanoin. Muut kuin sähköisessä muodossa olevat Asiakasrekisterin henkilötietoja sisältävät aineistot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin asiattomilta on pääsy estetty.

Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän tai sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy Asiakasrekisterissä käsiteltäviin henkilötietoihin Vantaan Energia Sähköverkot Oy:n myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti. Vantaan Energia Sähköverkot Oy huomioi siihen sovellettavan lainsäädännön ja viranomaisten määräykset ja toimialajärjestöjen ohjeet henkilötietojen luottamuksellisen käsittelyn varmistamisesta.

 11 Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu Asiakasrekisteriin. Sähköinen tarkastuspyyntö tehdään osoitteessa https://tietopalvelu.vantaanenergia.fi/sahkoverkotlomake. Kirjallinen tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän toimipisteessä, jossa varmistetaan rekisteröidyn henkilöllisyys. Vantaan Energia Sähköverkot Oy veloittaa tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, jos rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten. Kielto-oikeus ei koske asiakkaan tilaamiin palveluihin liittyvää asiakasviestintää ja muuta palveluiden yhteydessä palveluiden tarjoamiseksi tapahtuvaa viestintää. 

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus vaatia Vantaan Energia Sähköverkot Oy:tä oikaisemaan, poistamaan tai täydentämään rekisterissä oleva, tietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietosuoja-asetuksen mukaista henkilötietojen rajoittamista sekä siirtoa toiselle rekisterinpitäjälle. 

Rekisteröity on vastuussa antamiensa tietojen oikeellisuudesta. Rekisteröidyn tulee ilmoittaa, mikäli hänen antamissa tiedoissa tapahtuu muutoksia.

12 Valituksen tekeminen valvovalle viranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittely rikkoo soveltuvaa lainsäädäntöä tai että hänen lakisääteisiä oikeuksiaan on loukattu, hän voi tehdä asiasta valituksen tietosuojavirastolle, jonka yhteystiedot löytyvät seuraavasta osoitteesta: www.tietosuoja.fi.

25.5.2018

Tulostus: Voit tulostaa tämän tietosuojaselosteen seuraavasti: Klikkaa hiiren oikeaa painiketta > Valitse ’Tulosta/Print’